Követeljünk, de hogyan?
Ma egy kicsit más témáról szeretnék pár gondolatot megosztani. Témám a követelményjegyzékek lenne. Ez különösen kiemelt téma számomra. Cégünk létrejöttének egyik talán legfőbb oka és legfontosabb működési területe.
Eddigi munkáink során azt láttuk, hogy még nagy multinacionális cégek is csapnivaló követelményjegyzékek alapján rendelnek meg gyártósorokat. Kisebb KKV-k esetén pedig gyakorlatilag követelményjegyzék, mint fogalom nem létezik: a területen történt szóbeli megbeszélések és e-mailek alapján a potenciális beszállító által készített árajánlat jelenti gyakorlatilag a követelményjegyzéket.
❓ Mi ezzel a gond?
Gyakorlatilag minden. Ennek megértéséhez először is tisztáznunk kell, hogy mi is a követelményjegyzék valódi célja.
🎯 A követelményjegyzék célja
Egy követelményjegyzék nem azért születik, mert a főnök azt mondta, hogy írjuk meg. Nem azért, mert a beszállító azt kérte, hogy kell egy követelményjegyzék, hogy ajánlatot tudjon adni. A követelményjegyzék célja kettős: egyrészt segít elkerülni a későbbi vitás helyzeteket, de nem ez a legfontosabb cél.
A fő cél az, hogy segítsen olyan berendezést létrehozni, amellyel mindkét fél elégedett.
Megrendelői szempontból azért lényeges egy jól átgondolt követelményjegyzék megírása, mert ez segíti annak átgondolását, hogy pontosan mire van szükség. Egy megfelelően strukturált követelményjegyzék biztosítja, hogy minden szempontból az adott feladatnak megfelelő berendezés születhessen. Nem maradnak ki fontos szempontok, és a szerzőt arra készteti, hogy ténylegesen átgondolja, mit is akar.
Amikor a feladat megversenyeztetésre kerül, a fontos szempontok nem lehetnek az árcsökkentés tárgyai, így műszaki szempontból a lehető legjobban összehasonlítható ajánlatok születhetnek.
👥 Kinek készül a követelményjegyzék?
Bármilyen írásos anyagot készítünk, fontos meghatározni a célcsoportot. Ez egy követelményjegyzék esetén sincs másképp. Kik lehetnek egy követelményjegyzék célcsoportjai?
1️⃣ Sales mérnök (beszállítói oldal)
Őt alapvetően három dolog fogja érdekelni: mit, mikorra és mennyiből? Tudnia kell, hogy milyen kereskedelmi tételekből fog felépülni az adott berendezés, amit meg kell vásárolniuk. Ezekhez milyen anyagokat kell pluszban hozzáadni, hogy egységgé álljon össze. Látnia kell az elvárt határidőket, hiszen az idő pénz. Tisztában kell lennie azzal is, hogy milyen erőforrásokat és mikorra kell bevonni a projekt érdekében. Természetesen fontosak a kereskedelmi feltételek is: garancia, fizetési határidők, mérföldk...
2️⃣ Projektvezetők
Mindkét oldalon kijelölnek projektvezetőket. Ők jelentik az összekötő kapcsot a két fél között. Fontos már a követelményjegyzékben definiálni a riportálás formáját és gyakoriságát (MS Project, Excel, heti, havi, napi státuszmeetingek stb.). Őket érintik leginkább az átvételi követelmények, azok mérési és riportálási igényei, de a szállítással kapcsolatos elvárások is.
3️⃣ Gépész tervező
Az ő munkáját segíti és előzi meg a későbbi félreértéseket, ha egy béokkban és jól átlátható struktúrában foglaljuk össze a számára fontos információkat: ciklusidő, berendezés dimenziók, folyamatlépések, célértékek és toleranciák. Ha konkrét hardverelemet írunk elő (pl. beépítendő modult), az is neki szól. Fontos, hogy ne csak a gépi, hanem adott esetben az operátori (kalkulált, előirányzott) ciklusidőket is itt adjuk meg.
4️⃣ Elektromos tervező
Az adott gyár által preferált villamos elemeket, PLC-t, szenzorokat fontos jól összeszedve, egy blokkban megadni. Így biztosítható, hogy az ezzel foglalkozó szakember ténylegesen átnézi, megérti és alkalmazza ezeket.
5️⃣ PLC programozó
Ha a rendelendő berendezés egyedi célgép, a követelményjegyzék legelhanyagoltabb, de egyik legfontosabb része ez szokott lenni. A végátadás csúszásai szinte mindig PLC programozási anomáliákból adódnak. Ilyenkor könnyű a programozóra mutogatni, de a hiba gyakran a követelményjegyzék hiányosságaiból fakad.
A programozó mindig a számára legkényelmesebb, legegyszerűbb megoldást alkalmazza. Ha valami nincs definiálva, azt nem teszi bele a programba. Struktúrákban gondolkodnak, így akár egy apró módosítás miatt is egész struktúrákat kell átírniuk.
Ha a követelményjegyzék írásakor az ő fejükkel is gondolkodunk, és minden elvárt funkciót, paramétert a lehető legpontosabban definiálunk (akár azt is, hogy hány tizedes pontosságú legyen az adat), akkor két legyet ütünk egy csapásra: átgondoljuk saját igényeinket és megkönnyítjük a programozó munkáját. Így időt és pénzt spórolunk meg.
🛠 Telepítési és infrastrukturális követelmények
Definiálni kell a telepítés során elvárt követelményeket, hogy ki és milyen módon biztosítja az infrastruktúrát, illetve milyen formában és milyen adatszolgáltatás szükséges ezzel kapcsolatban.
🚫 Mi az, amit el kell kerülni?
Kerülni kell, hogy a követelményjegyzék felesleges, nem releváns részletekkel legyen tele. Sok cég olyan követelményjegyzéket készít, amely 50 oldalon keresztül tárgyal minden lehetséges eshetőséget, ami valaha egy berendezés telepítése során felmerült. Ezek belső guideline-oknak hasznosak lehetnek, de a konkrét projekt kapcsán gyakran irrelevánsak, így elterelik a beszállító fókuszát és fontos részletek sikkadnak el.
Ez minőségromláshoz, költségtúllépéshez vagy határidő csúszáshoz (vagy ezek kombinációjához) vezethet.
✅ Összefoglalás
Ezért gondoljuk úgy, hogy a jól megírt és átgondolt követelményjegyzék egy problémamentes beruházás alapja. Ennek hiányában egy projekt nem több, mint szerencsejáték.